AI en bedrijfsgegevens: waarom professioneel gebruik het verschil maakt

Berichten over incidenten met AI en persoonsgegevens zorgen begrijpelijkerwijs voor vragen. Kun je als organisatie vertrouwelijke informatie wel aan AI toevertrouwen? En maakt het verschil of medewerkers zelf met ChatGPT werken of dat je kiest voor een professioneel ingerichte Digitale Medewerker?

Het antwoord is: ja, dat verschil is groot.

AI biedt enorme kansen, maar zodra AI onderdeel wordt van dagelijkse bedrijfsprocessen, gaat het niet alleen meer om wat een model kan. Privacy, toegangsrechten, gegevensstromen en beveiliging worden minstens zo belangrijk.

Precies daarom kiest AIMAZE bewust voor een professionele inrichting van Digitale Medewerkers.

Niet zomaar chatten met AI

Wanneer medewerkers individueel gebruikmaken van AI-tools, heeft een organisatie vaak beperkt zicht op wat er gebeurt. Welke informatie wordt ingevoerd? Welke documenten worden geüpload? Welke instellingen worden gebruikt? En welke gegevens worden mogelijk onnodig gedeeld?

Dat betekent niet automatisch dat dit onveilig is. Wel betekent het dat een organisatie minder grip heeft.

Een Digitale Medewerker van AIMAZE werkt anders. Deze wordt ingericht voor een specifieke organisatie en voor specifieke werkzaamheden. De koppeling met AI-modellen verloopt via zakelijke API’s. Daarbij kan veel gerichter worden bepaald welke informatie nodig is en welke systemen toegankelijk zijn.

Dat geeft organisaties meer controle.

Zakelijke API’s geven extra grip

Een belangrijk verschil is dat een Digitale Medewerker niet simpelweg werkt vanuit een regulier consumentenaccount.

Bij het gebruik van bijvoorbeeld de OpenAI API worden ingevoerde gegevens standaard niet gebruikt om de modellen van OpenAI te trainen. Dat is een belangrijk verschil met het beeld dat veel mensen hebben van generatieve AI.

Daarbij geldt wel: gegevens moeten worden verwerkt om een opdracht uit te voeren. Een AI-model moet immers informatie ontvangen om een antwoord of taak te kunnen uitvoeren.

Het verschil zit daarom vooral in de manier waarop je dit organiseert.

Met een professionele API-omgeving kun je veel nauwkeuriger bepalen:

• welke informatie wordt gebruikt;
• welke systemen gekoppeld zijn;
• welke rechten een Digitale Medewerker heeft;
• hoe gegevensstromen worden ingericht;
• welke beveiligingsmaatregelen worden toegepast.

Een Digitale Medewerker hoeft niet overal bij te kunnen

Een belangrijk uitgangspunt bij AIMAZE is eenvoudig:

Een Digitale Medewerker krijgt alleen toegang tot informatie die nodig is om zijn of haar werk uit te voeren.

Een Digitale Marketing Medewerker hoeft bijvoorbeeld geen toegang te hebben tot salarisgegevens of personeelsdossiers. Net zoals een menselijke marketingmedewerker die informatie normaal gesproken ook niet nodig heeft.

Bij de inrichting kijken we daarom bewust naar taken, bronnen, bevoegdheden en koppelingen.

Niet: wat kunnen we allemaal aansluiten?

Maar: wat heeft deze Digitale Medewerker daadwerkelijk nodig?

Juist deze manier van werken geeft extra zekerheid.

Veiligheid zit in de hele keten

Bij AI-beveiliging wordt vaak alleen gekeken naar de leverancier van het taalmodel. Maar het AI-model is slechts één onderdeel van de totale oplossing.

Professioneel werken met AI betekent dat je ook aandacht hebt voor:

• toegangsrechten;
• autorisaties;
• beveiligde verbindingen;
• scheiding tussen klanten en omgevingen;
• bescherming van API-sleutels;
• logging en monitoring;
• koppelingen met andere systemen;
• beperking van onnodige gegevensverwerking.

Daarom kijkt AIMAZE niet alleen naar het AI-model, maar naar de volledige omgeving rondom de Digitale Medewerker.

Bestaat er dan geen risico meer?

Nee. En dat zouden we ook nooit beweren.

Iedere digitale oplossing kent risico’s. Dat geldt voor e-mail, cloudsoftware, CRM-systemen, internetbankieren en ook voor AI.

Professioneel omgaan met AI betekent juist dat je die risico’s erkent en vervolgens maatregelen neemt om ze zo klein mogelijk te maken.

Transparantie vinden wij daarbij belangrijker dan roepen dat iets volledig veilig is.

Van individueel AI-gebruik naar georganiseerd AI-gebruik

Misschien is dit uiteindelijk wel een van de grootste voordelen van een Digitale Medewerker.

De vraag is straks niet meer óf medewerkers binnen organisaties AI gebruiken. Dat gebeurt nu al.

De belangrijkere vraag is:

Hoe organiseer je dat als bedrijf verantwoord en professioneel?

Laat je iedere medewerker zelf AI-tools kiezen, informatie invoeren en accounts aanmaken?

Of organiseer je AI centraal, met duidelijke taken, beperkte toegangsrechten, zakelijke API-koppelingen en heldere afspraken?

AIMAZE kiest nadrukkelijk voor dat laatste.

Daarmee maakt een Digitale Medewerker AI niet alleen praktischer en krachtiger, maar ook beter beheersbaar.

Je bepaalt als organisatie veel bewuster welke AI wordt gebruikt, welke informatie nodig is en wat een digitale collega wel en niet mag doen.

Professioneel werken met AI begint daarom niet bij de prompt. Het begint bij de inrichting.