How Almere is leading the way with AI support for city council members.

De Raad van Almere loopt voorop in de digitale transformatie van lokaal bestuur. Met Robin, een digitale raadslid-assistent, kunnen raadsleden efficiënter werken en betere besluiten nemen.

We spraken met Jeffrey Koppelaar, Informatieadviseur Raadsgriffie Almere, en **Jelte Schuurmans**, CTO van AIMAZE, over deze innovatieve ontwikkeling.

Belangrijkste punten

– De Raad van Almere zet een digitale raadslid assistent in om raadsleden beter te ondersteunen.
– Robin helpt o.a. bij het opstellen van moties en amendementen.
– De digitale raadslid-assistent gebruikt relevante raadsinformatie en context uit Almere.
– Robin is gekoppeld aan Notubiz en het raadsinformatiesysteem.

Innovatie in het raadswerk: hoe is Robin ontstaan?

Jeffrey Koppelaar:
“Als raadsgriffie merken we dat het raadswerk complex is en veel tijd kost. Raadsleden wisselen regelmatig, waardoor er steeds mensen zijn die in korte tijd veel moeten leren.

Het opstellen van moties en amendementen moet zorgvuldig gebeuren en vergt kennis van eerdere besluiten, het eigen partijprogramma en natuurlijk de stad Almere zelf.

Vanuit de griffie zagen we de mogelijkheden van AI om deze uitdagingen aan te pakken. Zo ontstond het idee voor Robin: een digitale assistent die raadsleden 24/7 kan ondersteunen.”

Jelte Schuurmans:
“Wat mij direct aansprak in dit project was de concrete behoefte. Het ging niet om AI toepassen omdat het trendy is, maar om echt een probleem op te lossen.

Raadsleden moeten in beperkte tijd veel presteren, terwijl ze vaak ook nog een baan ernaast hebben. Robin kan hen hierbij substantieel helpen.”

Wat kan Robin doen voor raadsleden?

Jeffrey:
“Robin helpt bij het opstellen van moties en amendementen, maar doet veel meer dan alleen teksten genereren.

De assistent kan eerdere raadsstukken analyseren, verbindingen leggen met partijprogramma’s en zorgen voor goede onderbouwing.

Een raadslid kan bijvoorbeeld een conceptmotie willen over betaalbare woningen voor starters, passend bij de partijstandpunten. Robin zoekt dan relevante informatie uit eerdere raadsvergaderingen en het partijprogramma, en stelt een goed onderbouwde motie op.”

Jelte:
“Het bijzondere is dat Robin niet simpelweg een chatbot is, maar echt getraind is op de context van Almere en het specifieke raadswerk.

We hebben gezorgd dat het systeem toegang heeft tot Notubiz, het raadsinformatiesysteem, en dat het begrijpt hoe moties in elkaar steken. Robin kan daardoor veel relevanter en gerichter ondersteunen dan algemene AI-tools.”

How did Robin's development process go?

Jelte:
“We hebben het stap voor stap aangepakt.

Eerst hebben we een koppeling met Notubiz gemaakt en alle relevante raadsinformatie geëxtraheerd. Vervolgens hebben we die data geformatteerd zodat een taalmodel er goed mee kan werken.

De derde stap was het omzetten naar een vector database, waardoor Robin snel de juiste informatie kan vinden. En daarna begon het tunen: testen, aanpassen en verbeteren tot de resultaten optimaal waren.”

Jeffrey:
“Wat ik mooi vind aan de samenwerking met AIMAZE is dat ze een organisatie zijn met veel kennis over AI, maar vooral ook weten hoe ze die kennis moeten omzetten naar de wensen en behoeften van de Raad van Almere.

Ze hebben regelmatig contact met ons gehad en zich echt verdiept in onze processen. Het resultaat is geen standaardoplossing, maar maatwerk dat volledig aansluit bij wat onze raadsleden nodig hebben.”

What are the plans for the future?

Jeffrey:
“We kijken nu al weer naar nieuwe taken voor Robin om raadsleden nog beter te ondersteunen.

Er zijn veel mogelijkheden voor verdere verbetering in de ondersteuning die we kunnen bieden. We blijven innoveren om het werk van raadsleden effectiever en efficiënter te maken.”

Jelte:
“Technisch gezien blijven we het systeem verfijnen en uitbreiden.

Een belangrijk aspect is dat Robin blijft leren van nieuwe raadsstukken en ontwikkelingen in Almere. Zo wordt de assistent steeds slimmer en relevanter.

We zien dit als een langlopende samenwerking waarin we samen met de griffie blijven innoveren.”

What does this innovation say about Almere as a municipality?

Jeffrey:
“Almere heeft als jonge stad innovatie in het DNA.

We zijn niet bang om nieuwe technologie in te zetten als dat onze democratie en dienstverlening verbetert. Met Robin laten we zien dat we vooroplopen in de publieke sector en dat AI echt meerwaarde kan bieden voor het democratisch proces.”

Jelte:
“Wat ik echt geweldig vind aan de aanpak van gemeente Almere is dat ze AI en een Digitale Medewerker niet als doel op zich inzetten, maar als middel om raadsleden beter te ondersteunen.

Dat is precies de filosofie waar wij bij AIMAZE in geloven: technologie moet mensen helpen beter te functioneren, niet andersom.

De komende tijd gaan we deze Digitale Raadslidassistent ook bij andere gemeenten inzetten, maar Almere blijft voor ons een bijzondere partner als eerste gemeente die deze stap heeft gezet.”

AI als versterking van lokaal bestuur

Met Robin zet de Raad van Almere een belangrijke stap in de digitalisering van het raadswerk.

De digitale assistent bewijst dat AI geen bedreiging hoeft te zijn voor democratische processen, maar deze juist kan versterken. Door de samenwerking tussen de griffie en AIMAZE ontstaat een oplossing die echt aansluit bij de praktijk van raadsleden.

Robin helpt raadsleden om sneller relevante informatie te vinden, beter onderbouwde moties en amendementen op te stellen en effectiever te werken binnen de lokale democratie.

Het is een innovatie die past bij een vooruitstrevende gemeente als Almere, waar technologie wordt ingezet om de dienstverlening aan burgers te verbeteren.

AIMAZE zal de komende tijd de Digitale Raadslidassistent ook bij andere gemeenten introduceren, waarmee deze innovatie een bredere impact krijgt op het lokale bestuur in Nederland.

Veelgestelde vragen over Robin en de Digitale Raadslidassistent

Wat is Robin?

Robin is een digitale raadslid-assistent die raadsleden ondersteunt bij hun werk. De assistent helpt onder andere bij het opstellen van moties en amendementen en het vinden van relevante informatie uit eerdere raadsstukken.

Voor wie is Robin ontwikkeld?

Robin is ontwikkeld voor raadsleden van de Raad van Almere. De digitale assistent is afgestemd op het raadswerk, de context van Almere en de informatie die raadsleden nodig hebben om hun werk goed te doen.

Is Robin hetzelfde als een gewone chatbot?

Nee. Robin is geen algemene chatbot, maar een Digitale Medewerker die is ingericht op de specifieke context van de Raad van Almere. De assistent gebruikt relevante raadsinformatie en begrijpt hoe moties en amendementen zijn opgebouwd.

Hoe helpt Robin bij moties en amendementen?

Robin kan eerdere raadsstukken analyseren, informatie uit partijprogramma’s betrekken en helpen bij het opstellen van goed onderbouwde moties en amendementen.

Waarom is deze innovatie belangrijk voor gemeenten?

Raadsleden hebben vaak beperkte tijd en moeten veel informatie verwerken. Een digitale raadslid-assistent kan hen helpen efficiënter te werken, beter onderbouwde besluiten te nemen en het democratisch proces te versterken.

Gaat AIMAZE Robin ook bij andere gemeenten inzetten?

Ja. AIMAZE wil de Digitale Raadslidassistent de komende tijd ook bij andere gemeenten introduceren. Almere is daarbij de eerste gemeente die deze stap heeft gezet.